Polityka prywatności

Art Festivals Factory — wersja z dnia 24 września 2026 r.

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z serwisów internetowych Art Festivals Factory — serwisu zgłoszeń zgloszenia.artfestivalsfactory.pl oraz strony artfestivalsfactory.pl (m.in. aktualności, zapisy na zajęcia i konsultacje wokalne, zapis na informacje o festiwalach) — a także osób zgłaszających się do festiwali, przeglądów i innych projektów organizowanych przez Art Festivals Factory, ich rodziców lub opiekunów, instruktorów oraz osób korzystających z formularzy, newslettera i innych form komunikacji.

Dokładamy starań, aby dane osobowe były przetwarzane w sposób zgodny z prawem, rzetelny, przejrzysty i bezpieczny, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów.

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

ART FESTIVALS FACTORY Patrycja Skalska
NIP: 8191641339
ul. Sułkowicka 2/4
00-746 Warszawa

E-mail: kontakt@artfestivalsfactory.pl
Telefon: +48 664 999 598

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, realizacji praw wynikających z RODO lub niniejszej Polityki prywatności można kontaktować się z Administratorem za pośrednictwem powyższego adresu e-mail.

3. Jakie dane przetwarzamy

Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania z serwisu oraz rodzaju usługi.

W przypadku zgłoszenia do festiwalu lub innego projektu Art Festivals Factory możemy przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko uczestnika, a przy duetach i zespołach — także nazwę zespołu oraz imiona, nazwiska i daty urodzenia pozostałych członków składu,
• datę urodzenia (na jej podstawie serwis przypisuje kategorię wiekową),
• miejscowość,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• informacje dotyczące przygotowania artystycznego, w tym dane instruktora lub instytucji patronującej,
• tytuł wykonywanego utworu,
• nagranie audio-wideo wgrane do serwisu albo link prowadzący do takiego nagrania,
• odpowiedzi na dodatkowe pytania zadane w karcie zgłoszeniowej danego festiwalu,
• informacje dotyczące przebiegu uczestnictwa: opłaty, kwalifikacji, ocen jury oraz uzyskanych nagród.

W przypadku uczestników małoletnich możemy również przetwarzać dane rodzica, opiekuna prawnego albo innej osoby uprawnionej do dokonania zgłoszenia lub wyrażenia wymaganych zgód.

W przypadku dokonywania płatności lub wystawiania dokumentów księgowych przetwarzamy dane widoczne w przelewie bankowym oraz dane niezbędne do wystawienia faktury lub innego dokumentu księgowego.

W przypadku wysyłki nagród rzeczowych lub dyplomów przetwarzamy dane podane do doręczenia przesyłki: imię i nazwisko odbiorcy, numer telefonu oraz kod wybranego paczkomatu.

W przypadku zapisu na konsultację lub zajęcia wokalne przetwarzamy podane imię, dane kontaktowe (adres e-mail lub numer telefonu), ewentualne uwagi oraz wybrany termin.

W przypadku kontaktu z Art Festivals Factory przetwarzamy dane podane w wiadomości, w szczególności imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz treść korespondencji.

W przypadku zapisania się na informacje o nadchodzących festiwalach i projektach przetwarzamy przede wszystkim podany adres e-mail, a jeżeli dana forma komunikacji tego wymaga – również numer telefonu lub inne dane kontaktowe.

Podczas korzystania z serwisu mogą być także przetwarzane informacje techniczne, takie jak adres IP, rodzaj urządzenia i przeglądarki, informacje dotyczące sesji, czas korzystania z serwisu, informacje o błędach oraz dane zapisywane przy wykorzystaniu plików cookies i podobnych technologii.

Nie wymagamy podawania szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak informacje dotyczące stanu zdrowia, przekonań religijnych, poglądów politycznych czy innych danych, o których mowa w art. 9 RODO. Prosimy o nieprzekazywanie takich informacji, jeżeli nie jest to niezbędne i nie zostało wyraźnie uzgodnione z Administratorem.

4. Cele i podstawy przetwarzania danych

• Przyjęcie i obsługa zgłoszenia do festiwalu lub projektu
  art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań na żądanie osoby oraz wykonanie umowy wynikającej z zasad danego wydarzenia
• Organizacja festiwalu, kwalifikacja uczestników, kontakt organizacyjny, ocena zgłoszeń, przekazanie materiałów jury, ustalenie i ogłoszenie wyników
  art. 6 ust. 1 lit. b RODO
• Publikacja list uczestników zakwalifikowanych oraz laureatów, jeżeli stanowi element zasad danego festiwalu
  art. 6 ust. 1 lit. b RODO
• Realizacja i dokumentowanie płatności, prowadzenie księgowości oraz wystawianie faktur
  art. 6 ust. 1 lit. b i lit. c RODO
• Wysyłka dyplomów, statuetek, medali lub innych nagród
  art. 6 ust. 1 lit. b RODO
• Umówienie i przeprowadzenie konsultacji lub zajęć wokalnych
  art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań na żądanie osoby
• Obsługa wiadomości i zapytań
  art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt dotyczy zawarcia lub realizacji umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji i obsłudze zapytań
• Zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, zapobieganie nadużyciom, diagnostyka błędów i prowadzenie logów technicznych
  art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu prawidłowego i bezpiecznego działania serwisu
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami
  art. 6 ust. 1 lit. f RODO
• Przesyłanie informacji o przyszłych festiwalach, projektach i wydarzeniach
  art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda użytkownika oraz, w odpowiednim zakresie, zgoda wymagana przepisami Prawa komunikacji elektronicznej
• Korzystanie z opcjonalnych plików cookies lub podobnych technologii analitycznych
  art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zgoda udzielona zgodnie z przepisami Prawa komunikacji elektronicznej
• Publikowanie wizerunku, głosu, nagrań lub ich fragmentów w celach promocyjnych wykraczających poza zakres konieczny do przeprowadzenia danego festiwalu
  zgoda osoby, której dane dotyczą, albo jej przedstawiciela ustawowego – jeżeli taka zgoda jest wymagana

Jeżeli podstawą przetwarzania danych jest zgoda, jej udzielenie jest dobrowolne. Zgodę można w każdej chwili wycofać, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Zgoda na otrzymywanie informacji o kolejnych wydarzeniach nie jest warunkiem uczestnictwa w festiwalu.

5. Uczestnicy małoletni

Art Festivals Factory organizuje wydarzenia, w których mogą uczestniczyć dzieci i młodzież.

Jeżeli uczestnik nie posiada pełnej zdolności do czynności prawnych, zgłoszenia powinien dokonać jego rodzic, opiekun prawny albo inna osoba uprawniona, zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie danego wydarzenia.

W przypadku przetwarzania danych małoletniego opartego na zgodzie Administrator stosuje odpowiednie wymogi wynikające z przepisów RODO.

Dane dzieci są przetwarzane ze szczególnym uwzględnieniem ich praw i interesów oraz wyłącznie w zakresie niezbędnym do organizacji wydarzenia albo wynikającym z udzielonych zgód.

6. Nagrania festiwalowe

W ramach zgłoszenia uczestnik przekazuje Art Festivals Factory plik audio-wideo wgrany do serwisu albo link prowadzący do nagrania umieszczonego w zewnętrznym serwisie, np. serwisie streamingowym lub przestrzeni dyskowej w chmurze.

Nagrania są wykorzystywane przede wszystkim w celu weryfikacji zgłoszenia, przeprowadzenia kwalifikacji oraz umożliwienia oceny występu przez jury. Na etapie oceny nagranie oglądają wyłącznie organizator oraz jurorzy danego festiwalu.

Plik nagrania wgrany do serwisu jest automatycznie usuwany 7 dni po ogłoszeniu wyników festiwalu. Jeżeli to samo nagranie zostało zgłoszone na kilka festiwali, plik jest usuwany po ogłoszeniu wyników ostatniego z nich. W przypadku nagrania przekazanego linkiem przechowujemy wyłącznie sam link — nagranie pozostaje w serwisie, w którym opublikował je uczestnik. Dalsze przechowywanie jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy jest niezbędne w związku z ewentualnymi roszczeniami albo istnieje odrębna podstawa prawna, w szczególności zgoda na dalszą publikację lub wykorzystanie materiału.

Ważne: przekazanie nagrania w celu udziału w festiwalu nie oznacza automatycznie zgody na jego nieograniczone wykorzystywanie w celach reklamowych lub promocyjnych.

Jeżeli uczestnik udostępnia nagranie poprzez zewnętrzny serwis, zasady przetwarzania danych w tym serwisie określa również jego własna polityka prywatności.

7. Publikacja wyników

Charakter festiwali organizowanych przez Art Festivals Factory może wymagać publicznego ogłaszania list uczestników zakwalifikowanych oraz laureatów.

W takim przypadku publikujemy wyłącznie dane niezbędne do identyfikacji wyniku:

• imię i nazwisko uczestnika albo nazwę zespołu,
• kategorię wiekową,
• tytuł wykonywanego utworu,
• informację o kwalifikacji lub otrzymanej nagrodzie.

Nie publikujemy danych kontaktowych uczestników, dat urodzenia ani miejscowości.

Szczegółowy zakres publikowanych informacji może wynikać z regulaminu danego wydarzenia.

8. Newsletter i informacje o kolejnych wydarzeniach

Użytkownik może dobrowolnie zgodzić się na otrzymywanie informacji o nadchodzących festiwalach, projektach oraz innych wydarzeniach Art Festivals Factory — zaznaczając odpowiednie pole w karcie zgłoszeniowej albo zapisując się przez formularz na stronie. Zapis przez formularz wymaga potwierdzenia kliknięciem w link wysłany na podany adres e-mail.

Zapisanie się do takiej komunikacji nie jest wymagane do wysłania zgłoszenia ani uczestnictwa w festiwalu.

Informacje o wydarzeniach wysyłamy za pośrednictwem usługi MailerLite, której przekazujemy adres e-mail, imię (jeśli je znamy) i informację o wypisie. MailerLite może korzystać z podwykonawców spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego na podstawie standardowych klauzul umownych.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie — każda wiadomość zawiera odnośnik do rezygnacji, który działa od razu — albo kontaktując się z Administratorem pod adresem kontakt@artfestivalsfactory.pl.

Po wycofaniu zgody Administrator zaprzestanie wykorzystywania danych do przesyłania takich informacji. Może jednak zachować minimalny zakres informacji konieczny do udokumentowania faktu i daty udzielenia lub wycofania zgody, jeżeli jest to potrzebne do wykazania zgodności działania z prawem lub obrony przed roszczeniami.

9. WhatsApp i inne zewnętrzne kanały komunikacji

Jeżeli użytkownik sam zdecyduje się skontaktować z Art Festivals Factory lub dołączyć do prowadzonego kanału albo grupy za pomocą serwisu WhatsApp lub innego zewnętrznego komunikatora, dane związane z korzystaniem z tego komunikatora mogą być przetwarzane zarówno przez Art Festivals Factory, jak i przez dostawcę danego serwisu zgodnie z jego własnymi zasadami.

W przypadku zapisania się za pomocą komunikatora na informacje o kolejnych wydarzeniach podstawą wysyłania takich informacji jest dobrowolna zgoda użytkownika.

Użytkownik może w każdej chwili zrezygnować z takiej formy komunikacji.

10. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom lub osobom, które potrzebują ich do realizacji określonego celu. Mogą to być w szczególności:

• członkowie jury – w zakresie koniecznym do oceny zgłoszeń; jurorzy są upoważnieni do przetwarzania danych i zobowiązani do zachowania poufności,
• home.pl S.A. – dostawca serwera, na którym działa serwis, oraz poczty elektronicznej,
• osoby odpowiedzialne za rozwój i utrzymanie techniczne platformy,
• bank prowadzący rachunek Administratora (ING Bank Śląski S.A.),
• podmioty świadczące usługi księgowe,
• InPost oraz inni operatorzy pocztowi i kurierscy – przy wysyłce nagród,
• wykonawcy dyplomów, statuetek i innych nagród,
• MailerLite (UAB „MailerLite”, Litwa) – dostawca usługi wysyłki newslettera, wyłącznie w zakresie adresów osób, które zgodziły się na otrzymywanie informacji o wydarzeniach,
• Google Ireland Ltd. – dostawca narzędzia Google Analytics, wyłącznie po wyrażeniu zgody na cookies analityczne,
• podmioty świadczące pomoc prawną, księgową lub techniczną,
• organy publiczne, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Osoby i podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora otrzymują dostęp do danych jedynie w zakresie niezbędnym do wykonania powierzonych im zadań. Nie sprzedajemy danych osobowych.

W przypadku publicznego ogłoszenia wyników odbiorcami opublikowanych danych są również użytkownicy serwisu i inne osoby posiadające dostęp do publicznej części strony internetowej.

11. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Serwis działa na serwerze w Polsce, a czcionki i pozostałe zasoby stron podajemy z własnego serwera — odwiedzający nie łączą się przy tym z serwerami firm trzecich.

Wyjątkiem jest Google Analytics, uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu zgody: Google może przetwarzać dane także w Stanach Zjednoczonych. Podstawą takiego przekazania jest decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony (EU–US Data Privacy Framework), a uzupełniająco — standardowe klauzule umowne.

W przypadku usług zewnętrznych, do których użytkownik samodzielnie przesyła dane lub w których publikuje nagranie (np. YouTube, WhatsApp), niezależne zasady transferu danych wynikają z polityki prywatności danego dostawcy.

12. Okres przechowywania danych

Dane związane ze zgłoszeniem i udziałem w wydarzeniu są przechowywane przez okres niezbędny do przeprowadzenia danego wydarzenia, wykonania obowiązków Organizatora oraz rozliczenia jego przebiegu, a następnie przez okres, w którym mogą powstać lub być dochodzone roszczenia.

Zgłoszenie, do którego nie dołączono nagrania, jest usuwane automatycznie po zamknięciu naboru. Niedokończona karta zgłoszeniowa (zapisana bez nagrania) jest usuwana po upływie doby.

Dane wymagane przez przepisy podatkowe i rachunkowe są przechowywane przez okres wynikający z tych przepisów.

Dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do czasu jej wycofania albo do chwili, w której przestanie istnieć cel, dla którego zgoda została udzielona, z zastrzeżeniem możliwości przechowania ograniczonego zakresu danych w celu wykazania zgodności działania z prawem lub obrony przed roszczeniami.

Korespondencja jest przechowywana przez czas potrzebny do załatwienia sprawy, a następnie – jeżeli jest to uzasadnione – przez okres potrzebny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.

Logi serwera i dane techniczne są przechowywane przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego funkcjonowania serwisu. Kopie zapasowe bazy danych są przechowywane przez 14 dni, po czym są nadpisywane.

Administrator regularnie ocenia, czy dalsze przechowywanie danych pozostaje niezbędne.

13. Dobrowolność podania danych

Podanie danych oznaczonych jako wymagane w formularzu zgłoszeniowym jest konieczne do przyjęcia i obsługi zgłoszenia. Brak takich danych może uniemożliwić udział w wydarzeniu.

Podanie danych wykorzystywanych wyłącznie do celów marketingowych, promocyjnych lub innych celów opartych na dobrowolnej zgodzie nie jest obowiązkowe i nie wpływa na możliwość udziału w festiwalu.

14. Dane przekazane przez inną osobę

W przypadku duetów, zespołów, uczestników małoletnich lub zgłoszeń składanych przez rodzica, opiekuna, instruktora albo przedstawiciela instytucji dane uczestnika mogą zostać przekazane Administratorowi przez inną osobę.

Źródłem takich danych jest wówczas osoba dokonująca zgłoszenia.

Osoba przekazująca dane innych osób powinna posiadać odpowiednie uprawnienie do ich przekazania oraz poinformować te osoby – stosownie do ich wieku i sytuacji – o zasadach przetwarzania danych określonych w niniejszej Polityce prywatności.

15. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują – w przypadkach przewidzianych przez RODO – następujące prawa:

• prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii,
• prawo sprostowania danych,
• prawo usunięcia danych,
• prawo ograniczenia przetwarzania,
• prawo do przenoszenia danych,
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora.

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, osoba może w dowolnym momencie ją wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na legalność przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W celu realizacji swoich praw należy skontaktować się z Administratorem: kontakt@artfestivalsfactory.pl.

Jeżeli osoba uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

16. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Serwis może automatycznie wykonywać niektóre czynności techniczne, np. przypisać uczestnika do odpowiedniej kategorii wiekowej na podstawie podanej daty urodzenia.

Art Festivals Factory nie wykorzystuje danych osobowych do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, które wywoływałoby wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływało w rozumieniu art. 22 RODO.

Ocenę artystyczną uczestników przeprowadzają osoby uprawnione do oceny zgłoszeń, w szczególności członkowie jury.

17. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis korzysta z plików cookies oraz pamięci przeglądarki, czyli technologii umożliwiających przechowywanie informacji na urządzeniu użytkownika lub uzyskiwanie dostępu do informacji już na nim zapisanych.

Niezbędne — nie wymagają zgody, bo służą usłudze, o którą prosi użytkownik:

• ciasteczko sesji, które utrzymuje zalogowanie w panelu organizatora i jury,
• zapis w pamięci przeglądarki zapamiętujący decyzję w sprawie cookies analitycznych oraz drobne ustawienia strony (np. zamknięcie okna zapisu na newsletter).

Analityczne — tylko za zgodą: Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd.) pomaga nam zrozumieć, jak odwiedzający korzystają ze stron. Narzędzie uruchamia się dopiero po kliknięciu zgody w banerze na dole strony i nie działa na stronach zawierających osobiste odnośniki uczestników (np. strona statusu zgłoszenia). Nie używamy cookies marketingowych.

Użytkownik może odmówić zgody na cookies analityczne bez utraty dostępu do jakichkolwiek funkcji serwisu. Zgodę można w każdej chwili zmienić odnośnikiem „Ciasteczka” w stopce strony. Użytkownik może również zarządzać cookies w ustawieniach swojej przeglądarki; usunięcie lub zablokowanie cookies niezbędnych może spowodować, że niektóre funkcje (np. logowanie do panelu) nie będą działać prawidłowo.

Nagrania z serwisu YouTube odtwarzane w panelu jury mogą korzystać z cookies tego serwisu — dotyczy to wyłącznie zalogowanych jurorów.

18. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem. Połączenie z serwisem jest szyfrowane, a dostęp do panelu organizatora i panelu jury wymaga zalogowania.

Zakres stosowanych zabezpieczeń jest dostosowywany do charakteru przetwarzanych danych, sposobu działania serwisu oraz istniejących ryzyk.

Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby, które potrzebują go do wykonywania powierzonych im zadań.

19. Linki i usługi zewnętrzne

W serwisie mogą znajdować się odnośniki do stron i usług należących do innych podmiotów, w szczególności serwisów streamingowych, mediów społecznościowych, komunikatorów lub usług przechowywania danych.

Po przejściu do zewnętrznego serwisu użytkownik podlega zasadom prywatności określonym przez jego operatora. Art Festivals Factory nie odpowiada za sposób przetwarzania danych przez niezależnych administratorów takich serwisów.

20. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, sposobu działania serwisu, zakresu zbieranych danych lub wykorzystywanych usług technicznych.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana w serwisie wraz z datą jej obowiązywania.

Zmiany nie wpływają na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed ich wprowadzeniem.